Csak a hülye tart rendet, a zseni átlátja a káoszt! Ezek után csak egy kérdés marad: a hülye vagy a zseni a hatékonyabb, termelékenyebb?

Rend kontra rendetlenség

Külön kis felakasztható fatáblácskákon árulják a "csak a hülye tart rendet, a zseni átlátja a káoszt" feliratokat. S vannak, akik megveszik. Ki is akasztják a képen láthatóhoz hasonló munkahelyükre. Ezzel általában az utolsó zavaró szabad falfelület is beborításra kerül.

Nem tagadom, hogy jótékony memória gyakorlat megtalálni valamit egy ilyen káoszban. Büszkeséggel tölt el, ha valamit keresni kell és máris emlékszem rá, melyik kupacban kell keresni! Maga a keresés már akár percekig is eltarthat, de amikor megtalálom, élő bizonyíték a kiváló memóriámra! Arról az előnyről nem is beszélve, hogy mennyire helytakarékos és mégis az ember keze ügyében lévő dolog az iratokat a hatalmas íróasztalon  kupacokban tárolni!

Bezzeg a csekélyebb értelemmel rendelkező órákat pepecsel azzal, hogy feliratozott dossziákba, fiókokba rendezi és még néhány méterre el is cipeli ezeket az iratokat! Mennyi felesleges időpocsékolás!

Valóban? Felmérte már valaki, hogy összességében melyikük is a hatékonyabb? Igen, s el is árulom melyik: a rendet tartó zseni.

A rend és fegyelem megteremtése

A japánok legendásan híresek a hatékonyságukról. Könnyű nekik, a kultúrájukból fakad! - szokták mondani. Ez azonban nem igaz. Az alapvető kulturális sajátosságaik semmivel nem rosszabbak vagy jobbak, mint a magyaroké. Egyénileg törtetőbbek, viselkedésben sokkal inkább keresik a kihívásokat, hosszabb távon gondolkodnak előre, de a bizonytalanságkerülési hajlamuk még a mienkénél is magasabb és a vezető és vezetettek közötti hatalmi távolság sokkal nagyobb, mint nálunk. Azaz a nemzetközi versenyképesség szempontjából vizsgálva van amiben a japánoknak, és van, amiben a magyaroknak van kultúrából fakadó előnye.

Tehát nem önmagából a kultúrából, hanem sokkal inkább a józan felismerésből és az ennek nyomán fegyelmezetten végrehajtott intézkedés sorozatból fakad a hatékonyságuk. Az egyik ilyen fegyelmezetten végrehajtandó viselkedés sorozatot Hirano Hiroyuki fejlesztette ki. A végrehajtandó cselekvések japán szavainak kezdőbetűi miatt elnevezte "5S"-nek.

Az 5S részei

A Seiri=Válogatás a sorozat első része. Ekkor minden olyan tárgyat eltávolítunk a munkahelyről, ami nem szükséges a munkavégzéshez. Teáskanna, ételmaradékok, néha olvasgatott regény, itt felejtett nyakkendő, törött csavarhúzó, korábbi rendelésekhez kapott anyagminták, fémhulladék és társai az áldozatai a rendteremtés első fokozatának.

A Seiton=Rendszerezés a következő lépés. A munkahelyünkön mi dolgozunk meg azok, akik vagy a váltó műszakban vannak vagy valamilyen akadályoztatásunk miatt éppen minket helyettesítenek. A munkahelyen egy csoporthoz tartozunk, a helyünk nem a magán birodalmunk. Azt tessék otthon kialakítani! Ezt a területet a munkáltatónkkal közösen birtokoljuk, ezért a munkáltatónak lehetnek nagyon komoly elvárásai a birtoklás módját illetően.

A következő lépés a Seiso=Tisztítás. Ez lényegében véve egy nagyon alapos nagytakarítás. Komoly pszichológiai hatása van. Egy rendes és tiszta munkahelyen sokkal nehezebb ismét létrehozni a korábban megszokott disznóólat. Ugyanakkor abban is segít, hogy felfedezzük a hibákat. Az olajtól úszó padlón nem fedezzük fel, ha egy gépből csöpög az olaj, de egy tiszta, naponta felmosott munkahelyen igen.

A Seiketsu=Szabványosítás az 5S következő lépése. Ha jól csináltuk az előző három lépést, akkor most van egy sokkal hatékonyabb munka végzésére alkalmas munkahelyünk. Mi biztosítja, hogy ez nem süllyed ismét vissza a korábbi káoszba, rendetlenségbe? Természetesen az, hogy az ott dolgozó emberek nem engedik.

A Shitsuke=Fenntartás az utolsó lépése az 5S folyamatnak. Ez a beidegződést, a napi rutinná válást és a fejlődést segíti. Körmönfont módszerek szükségesek ennek az eléréséhez – különösen egy olyan országban, mint a mi kis hazánk, ahol ennek még szinte sehol sincs meg a kultúrája.

Az 5S-ben az a csodálatos, hogy valóban képes megteremteni a munkahelyeken a rendet, tisztaságot és ha jól csináljuk, akkor a fegyelmet is. Ez a cikk csak egy rövid összefoglaló az 5S eljárásról. Mivel ez egy nagyon hasznos eljárás, ezért részévé tettük a közepes méretű vállalatok termelékenységet javító LiVáMó (http://www.lilium.hu/livamo) nagy eljárásnak.

Készítettünk egy ennél lényegesen részletesebb (12 oldalas) ismertetőt a "LiVáMó 5S" kis eljárásról, amit itt tud ingyenesen letölteni: http://www.lilium.hu/livamo-5s#itt_1.