Hatékonyabb lett-e az emberiség a számítógépek használatától? Az egyre bonyolultabb szoftvereknek van-e valami haszna a középvállalatokban - vagy csak elviszik a pénzt és az energiát? Magyarországon a könyvelés reménytelenül beleragadt az adókat kiszámító funkcióba vagy várhatunk ennél többet is tőlük?
Hatékonyság javítása szoftverekkel
Az írógép funkciót produkáló számítógép máris javulást hozott azzal, hogy kinyomtatás előtt javíthatóvá tette a szöveget. Az e-mail meg már a kinyomtatást is feleslegessé tette. Korábban egy vezető - diktálással és 2-3 titkárnővel - napi 20-30 levelet volt képes előállítani; ma egyedül is akár százat.
Ám a legnagyobb termelékenység, hatékonyság javulást nem ez hozta, hanem az, amikor a szoftverek a cég fő folyamatait kezdték kezelni, vezérelni. Amit magyarul vállalatirányítási rendszernek hívunk, azt angolul "Enterprise Resource Planning"-nek, "(nagy)vállalati erőforrás tervezőnek" nevezik (angol rövidítéssel: ERP). Anyagbeszerzés, termelés, készletgazdálkodás, számlázás, könyvelés és ehhez hasonló folyamatok kezelése a feladata.
Szükség van-e ERP rendszerre egy közepes méretű (20-200 fős) cégben?
Az ERP rendszerek a nagyvállalatoknál kerültek kezdetben bevezetésre - mert csak a legnagyobb számítógépek tudtak megbirkózni a hatalmas számítást és tárolási kapacitást igénylő feladattal. A hardver szakadatlan fejlődése miatt mára egy néhány százezer forintos szerver is megbirkózik a korábban sok millió dolláros gépeket igénylő szoftverekkel.
Az ERP rendszerek azonban bonyolultak. Kezelésük csak alapos képzés után lehetséges. A szoftverek ára meg nem csökkent abban az ütemben, mint a számítógépeké, ezért egy ERP rendszer megvásárlása legalább néhány millió vagy inkább tízmillió forintos befektetés. Hoz-e akkora termelékenység javulást egy ilyen szoftver, hogy a vele kiváltott emberek bére képes ezt a kiadást pótolni?
Sajnos elég sok rossz példát láttam az ügyfeleimnél. Két véglet van. Az első, amikor egy rég kinőtt számlázó-készletkezelő rendszert buherálnak számolótáblákkal meg kézzel. A másik meg a csilivili drága nagyszoftver - amit nem tudnak kezelni, nem értik az összefüggéseit és folyamatosan szidják, mert nem a vágyaik, hanem az utasításaik szerint működik. Ezt gyakran még kíséri egy nem megfelelő teljesítményű szerver, amire rosszul konfigurálva (paraméterezve) tették fel a szoftvert, s ezért az tetű lassan működik.
Már több ilyen helyzetet sikerült az érdekelt cégekkel közösen felszámolni. Ahol nincs szoftver, ott meg kell venni, mert rögtön 3-5 embert lehet értelmesebb célokra használni. Egy nem túl drága bérű ember egy évben 3-4 MFt-ba kerül a közterhekkel és a ráeső rezsivel; egy évi költségükért már kiváló ERP szoftvereket lehet vásárolni.
Ahol meg van szoftver, ott a képzést kell erőltetni. Jól bevált, hogy mindenkit lezavarunk a számítógépről és addig nem is kerülhet rá vissza, amíg sikeresen le nem vizsgázik. Van akinek ez csak harmadik, negyedik nekifutásra sikerül, mások meg képtelenek rá - pedig eddig kezelhették. Ezután rendbe kell tenni a tönkretett adatállományt. Volt olyan kereskedő cég, ahol "nem volt idejük" rögzíteni a beszerzési árat, s utólag több ezer cikknél kellett ezt - miközben a szokásos munkát is el kellett végezni - utólag megtenni.
Miért nem használják a könyvelés modult az ERP rendszerekben?
Az ERP rendszerek tételes készletkezelést vezetnek. Ha adócsalás van, akkor a számla nélküli értékesítés ebből visszakövetkeztethető. Ezért különválasztják a könyvelést és inkább duplán rögzítenek minden adatot. Viszont így éppen a legfontosabb, és csak a könyvelésből kinyerhető költség kontrolling adatokról nem kap információt a vezetés. Helyette adatok nélkül, "érzésből, vakon" vezetnek. Ez tovább rontja a hatékonyságot, termelékenységet.
Ám egy középvállalatnak már el kellene érnie azt a termelékenységi szintet, hogy képes legyen minden előírt közterhet kifizetni. Ennek jelentős része már abból megkereshető, hogy integrálják a könyvelést az ERP rendszerrel, és a kapott adatok jobb, megalapozottabb vezetői döntéseket tesznek lehetővé. Ehhez azonban ésszel át kell gondolni és aktiválni a könyvelési rendszerekben meglévő ún. gyűjtési lehetőségeket. S a másik fontos követelmény: rá kell venni a könyvelőket, hogy naprakészek legyenek - akár távkönyveléssel. Cserébe akár hetente vagy havonta lehet mérleget készíteni és a vagyon gyarapodást vagy vagyonvesztést kimutatni.
A termelékenység meg a magyar cégek döntő többségében oly elmaradott, hogy 1-2 éven belül simán duplázható, s ezzel az adócsalás szükségessége is megszűnik. Itt van erről bővebb információ: http://www.lilium.hu/livamo
